Administracija kao veza između odluke i rezultata

U svakoj firmi svakodnevno se donose odluke. Neke su strateške, neke operativne, a neke naizgled male. Međutim, odluka sama po sebi ne proizvodi rezultat. Da bi se sprovela, potrebno je da informacija stigne do pravih ljudi, da se definišu zadaci, obezbede potrebni podaci i resursi, isprati izvršenje i na kraju utvrdi šta je ostvareno.

Administracija nije samo dokumentacija

Administracija se često posmatra kroz dokumentaciju, evidencije, mejlove i arhivu. Sve su to važni delovi njenog rada, ali njena uloga u savremenoj firmi je šira. Administracija prikuplja i obrađuje informacije, prenosi ih između ljudi i organizacionih celina, evidentira odluke i aktivnosti, prati rokove i obaveze i obezbeđuje podatke potrebne za rad.

Zato administracija nije izdvojena od poslovanja. Ona je deo načina na koji posao funkcioniše.

Od odluke do zadatka

Svaka odluka koja treba da se sprovede mora da dobije svoj konkretan oblik. Potrebno je da se zna šta treba uraditi, ko je odgovoran, koji su rokovi i koje informacije ili resursi su potrebni.

Tu se vidi važna uloga administracije. Ona možda ne donosi samu odluku, ali pomaže da odluka ne ostane samo informacija izrečena na sastanku ili zapisana u poruci. Potrebno je da se odluka pretvori u konkretan tok aktivnosti.

Informacija mora da stigne tamo gde je potrebna

Problem u firmi često nije u tome što informacija ne postoji, već u tome što nije stigla na vreme, nije stigla do prave osobe ili nije jasno šta na osnovu nje treba uraditi.

informacija nije prosleđena osobi koja treba da postupi;
postoji više različitih verzija iste informacije;
nije jasno šta je dogovoreno;
rok ili odgovornost nisu evidentirani;
važan podatak ostane samo u nečijem sećanju.

Dobra administracija pomaže da informacije imaju svoj tok i da budu dostupne onda kada su potrebne.

Evidencija nije sama sebi svrha

Evidencija ima vrednost onda kada služi poslu. Njena svrha nije da firma ima što više tabela, dokumenata ili zapisa, već da u svakom važnom trenutku može da utvrdi šta je dogovoreno, šta je urađeno, kada je urađeno, ko je odgovoran i šta još treba završiti.

Kada je evidencija dobro postavljena, ona smanjuje zavisnost od usmenih dogovora i ličnog sećanja. Istovremeno, omogućava da se određeni problem lakše uoči i da se na osnovu podataka donese nova odluka.

Administracija čuva kontinuitet poslovanja

Firma ne bi trebalo da zavisi od toga ko se trenutno seća šta je dogovoreno. Kada informacije, dokumentacija i obaveze nisu uređene, odlazak jedne osobe na odmor, promenu pozicije ili iz firme može da poremeti posao više nego što se na prvi pogled vidi.

Dobro organizovana administracija čuva kontinuitet. Ona omogućava da se posao nastavi i kada se ljudi menjaju, jer informacije, odluke, rokovi i odgovornosti nisu vezani samo za pojedinca.

Kada administracija postaje prepreka?

Administracija može da pomogne poslu, ali može i da ga uspori kada se pretvori u niz nepotrebnih koraka. Problem nastaje kada se isti podatak unosi više puta, kada se traži dokumentacija koja nikome ne koristi, kada postoji previše odobrenja ili kada procedura postoji samo zato što se godinama radilo na isti način.

Cilj nije imati što više administrativnih aktivnosti. Cilj je imati onoliko administracije koliko je potrebno da posao bude uređen, pregledan i pouzdan.

Administracija i operacije moraju da rade zajedno

Administracija obezbeđuje informacije, koordinaciju, evidenciju i kontinuitet, dok operacije pretvaraju plan i informacije u konkretan posao. Jedno bez drugog može da napravi problem.

Ako administracija funkcioniše dobro, a operativa ne izvršava posao, rezultat će izostati. Ako je operativa sposobna, ali informacije, rokovi i odgovornosti nisu uređeni, posao postaje zavisan od improvizacije i pojedinaca.

Od odluke do rezultata

Možemo to prikazati jednostavnim tokom:

Odluka → informacija → zadatak → izvršenje → praćenje → rezultat

Administracija učestvuje u mnogim prelazima između ovih tačaka. Njena uloga nije da zameni rukovodioce ili operativne izvršioce, već da omogući da informacije, zadaci, rokovi i evidencije budu povezani i dostupni onima kojima su potrebni.