U svakoj firmi postoji razlika između onoga što je planirano i onoga što je na kraju ostvareno.

Plan može biti jasno postavljen. Zaposleni mogu znati šta treba da urade. Rokovi mogu biti definisani, odgovornosti raspoređene, a zadaci uredno evidentirani.

Pa ipak, rezultat ponekad izostane.

Tada se često postavlja pitanje: Gde je problem?

Da li zadatak nije dobro izvršen? Da li osoba koja ga je dobila nije uradila ono što je trebalo? Da li je rok bio nerealan? Da li je nedostajala informacija? Ili je problem bio u načinu na koji je ceo posao organizovan?

Upravo između zadatka i rezultata nalazi se deo poslovanja koji često nije dovoljno vidljiv, a od njega zavisi da li će ono što je planirano zaista biti ostvareno.

Zadatak je početak, a ne kraj posla

Kada nekome kažemo šta treba da uradi, time smo definisali zadatak.

Ali time još nismo definisali rezultat.

Na primer, zaposlenom možemo dati zadatak da pripremi izveštaj. Međutim, sama činjenica da je izveštaj napravljen ne znači da je posao uspešno završen.

Važno je da izveštaj sadrži potrebne informacije, da bude tačan, da stigne na vreme i da može da posluži onome kome je namenjen.

Drugim rečima, nije dovoljno pitati:

„Da li je zadatak urađen?“

Potrebno je pitati i:

„Da li je ono što je urađeno dovelo do rezultata zbog kojeg je zadatak uopšte postojao?“

Ta razlika je važna za svaku firmu.

Plan ne ostvaruje rezultat sam od sebe

Plan predstavlja nameru firme da nešto postigne.

Ali između plana i ostvarenja postoji niz konkretnih aktivnosti.

Potrebno je da ljudi znaju šta rade, da imaju potrebne informacije i sredstva, da postoji jasna odgovornost, da se posao prati i da se problemi rešavaju na vreme.

Ako bilo koja od tih karika izostane, plan može ostati samo plan.

Zato uspešno poslovanje nije samo pitanje dobrog planiranja.

Plan mora da se pretvori u posao, posao u izvršene zadatke, a izvršeni zadaci u rezultat.

Ko povezuje zadatak i rezultat?

U dobro organizovanoj firmi nije dovoljno samo podeliti zadatke.

Potrebno je povezati ih.

Jedan zadatak često predstavlja samo jedan deo većeg posla. Rezultat jednog zaposlenog može biti uslov da drugi zaposleni uopšte započne svoj deo posla.

Ako prva osoba završi svoj zadatak sa zakašnjenjem, nepotpunim informacijama ili na način koji ne odgovara sledećem koraku, problem se može pojaviti mnogo dalje od mesta na kojem je nastao.

Zato se rezultat ne može uvek posmatrati samo kroz učinak pojedinca.

Ponekad je potrebno posmatrati ceo tok posla.

Firma mora da zna šta smatra rezultatom

Jedan od problema u poslovanju nastaje kada ljudi različito razumeju šta znači „završiti posao“.

Za jednu osobu zadatak je završen kada je dokument poslat.

Za drugu, kada je dokument pregledan.

Za treću, kada je na osnovu tog dokumenta doneta odluka.

Sve tri osobe mogu smatrati da rade svoj posao ispravno, a firma ipak može imati problem.

Zato rezultat mora biti dovoljno jasno određen da različiti ljudi imaju istu predstavu o tome šta treba postići.

Jasan rezultat smanjuje prostor za različita tumačenja posla.

Praćenje nije kontrola radi kontrole

Da bi firma znala da li se približava planiranom rezultatu, mora pratiti šta se dešava tokom rada.

To ne znači da svaki korak treba nadzirati.

Praćenje treba da omogući da se na vreme vidi:

• da li posao napreduje prema planu,
• da li postoji zastoj,
• da li nedostaju informacije ili sredstva,
• da li je odgovornost jasna,
• da li se pojavila okolnost koja može ugroziti rok ili kvalitet.

Problem je mnogo lakše rešiti dok je mali nego kada se pojavi tek na kraju, kada je rok već istekao i kada više nema dovoljno vremena za ispravku.

Rezultat je zajednički proizvod rada

Firma može imati odlične pojedince, ali rezultat ne nastaje izolovanim radom svakog zaposlenog.

Nastaje povezivanjem njihovog rada.

Zato je važno da ljudi razumeju ne samo šta treba da urade, već i zašto to rade i kome njihov rad dalje služi.

Kada zaposleni razume kako njegov zadatak utiče na posao drugih ljudi i na krajnji cilj firme, zadatak dobija širi smisao.

Tada se posao ne posmatra samo kao lista obaveza, već kao deo procesa koji vodi ka određenom rezultatu.

Od plana do rezultata

Put od plana do rezultata može se pojednostavljeno posmatrati kroz nekoliko pitanja:

Šta želimo da postignemo?

To je cilj.

Šta je potrebno uraditi?

To su zadaci.

Ko je odgovoran za pojedine korake?

To je odgovornost.

Kako ćemo znati da posao napreduje?

To je praćenje.

Kako znamo da je posao zaista završen?

To je rezultat.

Kada su ove stvari povezane, firma ima mnogo veću mogućnost da ono što je planirala zaista i ostvari.

Kada nisu povezane, može se dogoditi da svi rade svoj deo posla, a da rezultat ipak izostane.

Između zadatka i rezultata nalazi se način rada

Zato pitanje nije samo da li ljudi rade.

Važno je i kako je posao organizovan.

Dobar rezultat obično nije posledica jednog poteza. On je posledica niza povezanih odluka, zadataka, odgovornosti, informacija i aktivnosti koje vode ka istom cilju.

Firma koja želi pouzdane rezultate zato ne treba da posmatra samo završni ishod.

Treba da razume i ono što se dešava na putu do njega.

Jer između zadatka i rezultata nalazi se upravo ono što poslovanje pretvara iz plana u stvarnost.

Ova tema je detaljnije obrađena u knjizi „Između zadatka i rezultata“.